10 conseils pour améliorer vos réunions d’équipe en visio

Si les membres de votre équipe sont moins enthousiastes à l’idée d’une énième réunion en distanciel, vous n’êtes pas seul. Qu’on le veuille ou non, les réunions en ligne font désormais partie intégrante de notre façon de travailler.

En tant que coachs et leaders des systèmes relationnels, nous nous appuyons sur des interactions en face à face. Comment pouvons-nous encourager les personnes à se sentir passionnées par l’objectif commun, membres d’une équipe lorsqu’ils travaillent à distance à travers la ville, le pays, voire même à travers la planète ?

Les mêmes compétences que nous utilisons en Intelligence relationnelle systémique (IRS™) peuvent nous aider à maintenir la connexion au sein d’équipes en distanciel.

Comme d’autres organisations, nous avons eu une marge de progression lorsque nous sommes passés du présentiel au distanciel pour les cours sur les systèmes d’organisation et de relations (ORSC ™). Une grande partie d’ORSC repose sur les signaux invisibles que nous recevons les uns des autres. Serait-il possible de voir, d’entendre, de sentir et de ressentir le système à travers un écran ?

Oui ! En gardant à l’esprit les meilleures pratiques de l’Intelligence relationnelle systémique, nous pouvons emporter cette prise de conscience avec nous, et éviter la fatigue des réunions en ligne dans les équipes.

Nos conseils pour ajouter l’Intelligence des systèmes relationnels aux réunions en visio

1 – Gardez les caméras et les microphones allumés, au moins pendant une partie de la réunion. Il est difficile de se connecter avec une équipe que vous ne pouvez pas voir. En tant que praticiens de l’IRS, nous continuons à surveiller tous les signaux silencieux du système – un sourcil levé, un soupir, un silence – qui nous disent ce qui pourrait se passer sous la surface.

2 – Allez-y doucement. Surtout dans un contexte virtuel, il n’est pas nécessaire de se précipiter directement sur le sujet de la réunion. Il est tout aussi important de laisser un temps pour les interactions sociales, les anecdotes et les formules de politesse, comme vous le feriez si vous vous rencontriez dans un espace physique.

3 – Établissez des routines qui soutiennent la Démocratie Profonde. Expliquez comment des fonctionnalités, telles que lever la main, sont utilisées avant le début de la discussion. La surveillance des visages dans la galerie fournit des indices sur le moment où quelqu’un veut parler. Les salles virtuelles, avec deux personnes ou plus, créent des opportunités de discussion plus libres autour d’un sujet.

4 – Cachez votre propre aperçu. Si vous trouvez que des aperçus de votre propre visage vous distraient, couvrez le miroir en désactivant l’auto-vue. Ce simple ajustement favorise la spontanéité : vous n’aurez plus le sentiment d’être sur une scène.

5 – Apportez les Metaskills à la fête ! Considérez consciemment l’énergie et l’intention que vous apportez dans l’environnement et ajustez-les au besoin.

6 – Mettez votre équipe au défi de rester consciente des changements dans le champ émotionnel. Comment la prise de conscience de l’énergie du groupe ajoute-t-elle au flux de la discussion ?

7 – Créer une Designed Team Alliance autour du lieu de travail virtuel. Considérez quels rituels et protocoles sont intégrés dans les interactions d’équipe et si vous voulez plus d’occasions de vous en mêler. Par exemple, si votre équipe manque de conversation sur un sujet, vous pouvez prévoir un moment régulier afin de vous retrouver en équipe et trouver des idées.

8 – Si vous êtes le leader, faites attention à qui parle et qui se tait. Encouragez les commentaires de chacun et présentez vos idées en dernier. Observez qui a contribué le plus souvent peut aider à faire en sorte que plus de voix soient entendues.

9 – Prévoyez du temps, tant pour le rêve que pour la planification. Profitez des talents des visionnaires, des collaborateurs et des planificateurs de votre équipe.

10 – Apprenez à reconnaître les styles de communication des différentes personnalités et essayez de vous y adapter. Si vous dirigez avec une autre personne, vous pourriez encourager ceux qui sont plus introvertis à répondre via le chat. Définissez des règles de base dès le début, afin que le canal de discussion ne devienne pas une discussion distincte.

Comme pour tout ce que nous faisons dans le coaching systémique, notre expérience des réunions en visio dépend en grande partie de l’environnement que nous choisissons de co-créer ensemble.

Auteur : L’équipe de CRR Global USA. Traduction : ORSC France